🎟️Tư vấn kịch bản gọi ra gọi vào, ghi âm lời chào tổng đài

Đây là một vấn đề rất quan trọng ảnh hướng đến hiệu quả tổng đài khi đưa vào sử dụng.

1. Tư vấn hướng gọi ra.

Thông thường các doanh nghiệp mặc định mở gọi ra cho tất cả các hướng trừ hướng quốc tế. Một vài trường hợp cần phải giới hạn lại hướng gọi cho 1 số máy nhánh khác nhau. Trên hệ thống có thể giới hạn theo hướng gọi sau.

• Chị gọi nội bộ.

• Gọi nội bộ và gọi được di động, cố định

• Gọi Full các hướng.

Ngoài ra trên tổng đài có chức năng nhập mã pin trước khi gọi. Chức năng này nếu triển khai sẽ cần phải nhập mã pin mới gọi ra được nên người dùng thao tác sẽ không thuận tiện.

2. Tư vấn hướng gọi vào.

Một lưu ý là người gọi vào thường có nhu cầu được kết nối nhanh nhất với người cần gặp( thông thường giao động dưới 30s) nên khi lên ý tưởng cho kịch bản cuộc gọi vào nên phải rất lưu ý vấn đề này để khách hàng gọi vào được thuận lợi nhất.

2.1 Kịch bản phổ biến nhất là công ty có 1 chi nhánh và nhiều phòng ban.

Ví dụ công ty ABC có 20 nhân sự với các số máy lẻ từ 200 đến 219 và 4 phòng ban. chi tiết như bên dưới.

• Phòng Kinh Doanh 8 nhân sự từ line 200 đến 207.

• Phòng kỹ thuật từ line 6 nhân sự từ line 208 đến 213.

• Phòng hành chính kế toán 3 nhân sự từ : 214 đến 216.

• Phòng Chăm sóc khách hàng có 2 nhân sự từ 217 đến 218.

• Line 219 của giám đốc.

Thiết lập ghi âm lời chào tổng đài.

Lời chào chính.( áp dụng cho thời gian làm việc hành chính của công ty. Ví dụ 8h sáng đến 17h chiều thứ 2 đến thứ 6 )

Cảm ơn quý khách đã gọi đến công ty ABC vui lòng bấm

• Phím 1 phòng kinh doanh.

• Phím 2 phòng kỹ thuật

• Phím 3 phòng kế toán.

• Phím 4 phòng CSKH.

• Các vấn đề khác vui lòng bấm phím 0.

Lời chào bận máy.

Lời chào ngoài giờ. ( sẽ tự động phát ngoài giờ làm việc và thứ 7, CN )

cảm ơn quý khách đã gọi đến công ty ABC. Hiện tại đã hết giờ làm việc vui lòng liên hệ với chúng tôi từ 8h đến 17h từ thứ 2 đến thứ 6. Xin cảm ơn.

Thông báo nghĩ lễ tết ( nếu quý khách xác định được thời gian nghĩ tết trong năm thì có thể tiến hành ghi âm luôn và cấu hình trước. Đến ngày lễ sẽ tự động phát. Hoặc có thể ghi âm sau cũng được )

Cảm ơn quý khác đã gọi đến công ty ABC. Chúng tôi bắt đầu nghĩ tết dương lịch từ ngày 31.12.2022 đến hết ngày 2.1.2023. Trở lại làm việc bình thường vào ngày thứ 3 ngày 3.1.2023.