Hướng dẫn sử dụng module khách hàng

1. Thêm mới danh bạ

• Người dùng click chọn icon để hiển thị màn hình thêm mới danh bạ

• Người dùng nhập đầy đủ các trường nhập bắt buộc: Họ và tên, số điện thoại, phòng ban phụ trách, nhân viên tiếp nhận.

• Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng nhấn nút để thêm mới danh bạ.

1. Tải lên danh bạ

• Người dùng click nút để import danh sách danh bạ lên hệ thống --> mục đích thêm nhiều danh bạ lên hệ thống cũng một lúc, người dùng không tốn thời gian thêm thủ công từng danh bạ

• Người dùng chọn phân bổ danh bạ cho nhân viên trong nội bộ

• Sau khi chọn nhân viên phân bổ danh bạ thì hệ thống sẽ chuyển đến màn hình tải danh sách

• Người dùng chọn nút để tải files mẫu

• Chọn nút để tải lên danh sách danh bạ

1. Cài đặt danh bạ

• Người dùng click vào nút để thêm những trường dữ liệu tự chọn theo từng ngành nghề.

3.1. Nhập tên trường danh bạ muốn thêm

3.2. Chọn kiểu dữ liệu muốn gán cho trường dữ liệu đó: số, văn bản, ...

3.3. Chọn điều kiện cho trường dữ liệu đó: bắt buộc, không bắt buộc

3.4. Sau khi người dùng nhập đầy đủ thông tin thì người dùng nhấn nút để thêm mới trường danh bạ.

3.5. Chỉnh sửa trường danh bạ

3.6. Xóa trường danh bạ

1. Nguồn thêm danh bạ

• Hệ thống hiển thị tổng các nguồn thêm của danh bạ như: hệ thống, zalo, facebook dựa trên tổng danh bạ của hệ thống.

1. Bộ lọc danh bạ

5.1. Tìm kiếm nhanh

• Người dùng nhập thông tin như: họ tên, số điện thoại , người phụ trách,... để tìm kiếm nhanh danh bạ.

5.2. Lọc theo người phụ trách

• Người dùng chọn người phụ trách khách hàng đó để lọc danh bạ

5.3. Làm mới bộ lọc

• Khi người dùng bấm làm mới bộ lọc thì hệ thống sẽ clean thông tin cũ trên bộ lọc.

5.4. Thêm điều kiện lọc

• Người dùng click chuột vào thêm điều kiện lọc và chọn những thuộc tính cần lọc.

1. Danh sách danh bạ

• Hiển thị danh sách danh bạ của hệ thống (hiển thị 10 nhân viên trên 1 trang)

1. Tải xuống danh bạ

• Người dùng click vào icon để tải xuống danh sách danh bạ.

Lưu ý: nếu người dùng không có điều kiện lọc nào thì danh sách tải xuống sẽ tải tất cả danh sách hệ thống, còn nếu có điều kiện lọc thì danh sách tải xuống chỉ tải danh sách theo điều kiện lọc

1. Cấu hình hiển thị thêm thuộc tính danh bạ

• Người dùng click vào icon để hiển thị thêm các trường danh bạ không quan trọng trong table danh sách danh bạ.

1. Chat với khách hàng

• Nút này có chức năng dùng cho khách hàng muốn chat trực tiếp với khách hàng thông qua danh bạ mà không cần phải vào mục chat rồi mới tím kiếm khách hàng đó.

• Khi người dùng click chuột vào icon thì sẽ xuất hiện khung chat với khách hàng đó (điều kiện để hiển thị khung chat là khách hàng đó đã có lịch sử chat), nếu không có lịch sử chat thì hệ thống sẽ thông báo.

• Tại khung chat này người dùng có thể chat qua lại với khách hàng.

1. Gọi điện thoại cho khách hàng

• Nút này có chức năng gọi điện trực tiếp với khách hàng

10.1. Nghe nhạc chờ

• Khi nhân đang trao đổi với khách hàng và cần kiểm tra thông tin gì cho khách hàng mà không muốn khách hàng nghe những tạo âm từ phía nhân viên thì sẽ bấm nút này thì hệ thống sẽ bật chế độ nhạc chờ cho khách hành nghe.

10.2. Tắt mịc nhân viên gọi

• Khi bấm nút này thì nhân viên nói khách hàng sẽ không nghe

10.3. Chuyển cuộc gọi

• Khi người dùng có nhu cầu chuyển tiếp cuộc gọi đến bộ phận khác để hỗ trợ thì bấm nút này và sau đó nhập số máy nhánh cần chuyển đến

10.4. Nhập bàn phím

10.5. Kết thúc cuộc gọi: tắt cuộc gọi

10.6. Ghi chú nội dung

• Trong quá trình trao đổi giữa khách hàng và nhân viên thì sẽ có những thông tin notes thì nhân viên sẽ notes vào đây và lưu lại thông tin đó

1. Gửi tin nhắn cho khách hàng

• Tại màn hình này người dùng có thể cấu hình mẫu tin và gửi cho danh bạ

11.1. Chọn kiểu gửi tin

• Kiểu tin gửi sẽ có hai kiểu gửi tin: SMS và Zns (Zalo)

11.2. Chọn mẫu tin

• Hiển thị tất cả mẫu tin mà người dùng đã đăng kí và được duyệt

11.3. Nội dung tin nhắn

• Sau khi chọn mẫu tin thì hệ thống tự đống hiển thị nội dung tin nhắn theo mẫu đó

11.4. Từ khóa hiển thị

• Nếu mẫu tin đó có chứa từ khóa thì người dùng cần nhập từ khóa liên quan đến khách hàng đó để hệ thống thêm vào mẫu tin

11.5. Hủy gửi

• Người dùng nhấn nút để đóng giao diện gửi tin và hủy gửi tin cho danh bạ đó

11.6. Gửi tin

• Sau khi người dùng cấu hình đầy đủ thông tin gừi thì nhấn nút để hệ thống thực hiện gửi tin cho danh bạ.

1. Thêm phiếu ghi cho khách hàng

• Người dùng click vào icon để thêm mới phiếu ghi cho khách hàng đang chọn

• Sau khi người dùng nhập đầy đủ thông tin phiếu ghi thi nhấn nút để hệ thống tạp mới phiếu ghi cho khách hàng đó.

1. Xóa danh bạ

• Người dùng nếu có nhu cầu xóa khách hàng ra khỏi hệ thống thì nhấn nút

1. Xem thông tin chi tiết danh bạ

• Người dùng click chuột vào tên danh bạ để chuyển sang màn hình xem chi tiết danh bạ đó

14.1. Thông tin danh bạ

• Tại màn hình này hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của danh bạ đó bao gồm: họ tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ, ...

• Tại màn hình này nếu người dùng muốn chỉnh sửa thông tin thì chỉnh sửa những thông tin cũ và nhấn nút để hệ thống cập nhật lại thông tin.

14.2. Lịch sử phiếu ghi

• Tại màn hình này hiển thị tất cả phiếu ghi mà đã tạo cho danh bạ này

14.3. Lịch sử chat

• màn hình này hiển thị những lịch sử chat của danh bạ này, nếu có nhiều nguồn thì cũng sẽ hiển thị hết ở màn hình này.

14.4. Lịch sử cuộc gọi

• Màn hình này hiển thị lịch sử cuộc gọi của danh bạ đó